- La collega che collabora con te, a fine giornata, esce dall'ufficio e ti comunica con un messaggio che per motivi personali si assenterà per molto tempo. Il capo ti affianca un'altra collega con cui concordi un nuovo piano orario. La collega che è andata via ti telefona e, con tono minaccioso, ti dice che ha saputo del nuovo orario, che non avresti dovuto modificare quello vecchio che quando rientra dovrà essere ripristinato. Cosa fai?   Rispondi che, anche se non ti è piaciuto il modo di comunicarti la sua assenza, comprendi le sue preoccupazioni sull'orario e che sei disponibile e modificarlo nuovamente al suo ritorno

- La corretta gestione del proprio personale oltre ad essere un'attività importante costituisce oggetto di valutazione dei manager pubblici. Come impostare una modalità efficace per non rendere il processo valutativo, quando sarà il momento della valutazione, un processo episodico e contingente?   Il processo valutativo prevede una prima fase di attribuzione degli obiettivi di produttività e di miglioramento delle competenze. Oltre al momento formale della verifica infrannuale prevederai dei momenti di controllo per ciascuno dei tuoi collaboratori invitandoli anche a riferirti di eventuali problemi incontrati nel rispetto degli obiettivi. Il momento conclusivo sarà di raccolta e valutazione di quanto fatto in reciproca trasparenza e condivisione

- La direttiva annuale del Ministro prevede la razionalizzazione del numero di stampanti in uso al fine di ridurre il consumo di carta. Il tuo dirigente ti chiede supporto   E' necessario acquisire dagli uffici competenti il numero di stampanti in disponibilità degli Uffici, il numero di quelle assegnate al personale e la loro ubicazione. Predispongo un'ipotesi di lavoro che va discussa nella conferenza dei dirigenti

- La Direzione chiede un maggiore impegno produttivo   Prendo atto della richiesta e studio attentamente gli obiettivi che mi sono stati assegnati. Verifico con attenzione le risorse a mia disposizione e definisco i compiti da svolgere. Valuto i possibili risultati e individuo i componenti del gruppo di lavoro, che convoco per descrivere loro i dettagli dei processi lavorativi e avvio le attività

- La Direzione ha avviato un nuovo sistema di valutazione della performance, senza informare i dipendenti dell'azienda che i risultati del loro lavoro sarebbero stati collegati al premio annuale. Un gruppo di collaboratori che ha ricevuto una cattiva valutazione pretende, tuttavia, delle spiegazioni   Organizzo un incontro riservato con la Direzione per rappresentare il malumore dei collaboratori. Successivamente, convoco il gruppo in questione per capire le loro ragioni e individuare dei percorsi condivisi per migliorare la performance per gli anni succssivi, anche attraverso interventi di formazione e accompagmamento

- La direzione ha chiesto all'ufficio dove lavori di svolgere un determinato compito, ma non è chiaro chi debba espletarlo. Cosa fai?   Procedi tu, avvisando i tuoi colleghi ed eventualmente chiedendone la collaborazione

- La direzione ha introdotto un nuovo programma di gestione delle presenze che al momento è utilizato in maniera facoltativa ma che ben presto sostituirà quello in uso. Ti accorgi però che allo stato il grado di utilizzo è molto basso ancorchè sia stata emanata una circolare del Capo Dipartimento che incentiva l'utilizzo del nuovo sistema.   Organizzo una riunione in cui evidenzio i benefici della nuova procedura e ricordo che, una volta a regime, sarà l'unica modalità di gestione delle presenze. Rispondo alle domande e propogo una sessione formativa per incentivarne l'utilizzo

- La direzione ha introdotto un nuovo programma di gestione delle presenze che al momento è utilizzato in maniera facoltativa ma che ben presto sostituirà quello in uso. Ti accorgi però che allo stato il grado di utilizzo è molto basso ancorché sia stata emanata una circolare del Capo Dipartimento che incentiva l'utilizzo del nuovo sistema.   Organizzo una riunione in cui evidenzio i benefici della nuova procedura e ricordo che, una volta a regime, sarà l'unica modalità di gestione delle presenze. Rispondo alle domande e propongo una sessione formativa per incentivarne l'utilizzo

- La Direzione ha voluto introdurre un sistema di analisi quantitativa dei risultati dei vari reparti. Come pensavo i colleghi della Produzione hanno ricevuto giudizi negativi dai colleghi dell'area Commerciale. Questa situazione sta minando gravemente il clima nell'organizzazione   Convoco una riunione con la partecipazione dei colleghi delle due aree. Metto a confronto le reciproche posizioni al fine di individuare soluzioni che migliorino i processi di lavoro

- La Direzione mi comunica la recente assegnazione al mio ufficio di un ingegnere neo assunto che dovrà lavorare per lo sviluppo di un progetto molto importante   Lo accolgo nel mio ufficio per illustrargli le attività principali e poi lo affido al mio vice che gli assegnerà le prime consegne

- La Direzione mi esorta ad utilizzare urgentemente i fondi destinati alla formazione perché prossimi alla scadenza   Visto il poco tempo a disposizione, valuto il catalogo che mi è stato fornito, privilegiando i percorsi che abbiano un formatore con un elevato livello di esperienza, contenuti personalizzabili e volti a migliorare il clima di lavoro all'interno del gruppo. Condivido questa ipotesi con il mio team e ascolto i loro suggerimenti

- La dirigenza presenta il nuovo programma formativo per il prossimo semestre, ma credi che gli argomenti scelti non siano di reale interesse. Cosa fai?   Chiedi al dirigente un colloquio privato e dopo aver stilato degli appunti tecnici, esprimi ciò che ti preoccupa, suggerendo possibili soluzioni

- La dislocazione delle postazioni di lavoro, quando i tuoi collaboratori lavorano in presenza, è importante anche ai fini della produttività. Quali modalità seguire tenendo conto anche degli aspetti ergonomici   Individui i processi di lavoro interni al tuo ufficio che richiedono una prossimità che favorisca scambi e confronti. Manieni vicino al tuo ufficio la tua segretaria ed il collaboratore cui affidi in genere gli incarichi di maggior riievo ed importanza

- La metà degli addetti al team di progetto per l'innovazione informatica si è ammalata. Il progetto deve continuare   Convoco i componenti del team presenti e chiedo informazioni sullo stato dei lavori e sulle dinamiche che si sono create fra i dipendenti. Mi attivo personalmente per collaborare con loro e programmo una riunione con tutto il team

- La metà dei collaboratori appartenenti al gruppo di progetto per l'innovazione informatica si è ammalata. Il progetto deve continuare.   Convoco i componenti del gruppo presenti e chiedo informazioni sullo stato dei lavori e sulle dinamiche che si sono create fra i collaboratori. Mi attivo personalmente per collaborare con loro e programmo una riunione con tutto il gruppo

- La mia responsabile mi ha chiesto di pianificare alcune date per consentire ai dipendenti di frequentare un corso di formazione sulla comunicazione ed il team work. Il mio gruppo ha tuttavia già fatto capire di non essere interessato, nonostante a mio avviso, sarebbe davvero importante partecipare con impegno   In un incontro punterei a far capire l'importanza di questo corso, portando esempi di situazioni realmente accadute in ufficio, nelle quali la comunicazione o il team work sono stati importanti per raggiungere l'obiettivo

- La mia responsabile mi ha chiesto di pianificare alcune date per far frequentare un corso di formazione, sulla comunicazione ed il teamwork, a tutto il mio team. Il mio gruppo però ha già fatto capire di non essere interessato, nonostante a mio avviso sarebbe davvero importante partecipare con impegno   Punterei a far capire l'importanza di questo corso, portando esempi di situazioni realmente accadute in ufficio, nelle quali la comunicazione o il teamwork ne hanno determinato il successo o il fallimento

- La performance del gruppo è buona; le relazioni interpersonali sono buone, ma lo stato di avanzamento del lavoro sembra lento. Ti senti in qualche modo insicuro rispetto alla realizzazione degli obiettivi nei tempi pianificati   Incontri i collaboratori singolarmente e fissi una riunione per ridefinire gli obiettivi che stabilisci personalmente. Organizzi uno step di verifica a distanza di 30 giorni

- La performance del gruppo di lavoro è buona, ma lo stato di avanzamento del lavoro sembra lento. Ti senti in qualche modo insicuro rispetto alla realizzazione degli obiettivi nei tempi pianificati.   Incontri i collaboratori che sono nel tuo staff singolarmente e fissi una riunione per ridefinire gli obiettivi che stabilisci personalmente. Organizzi uno step di verifica a distanza di 30 giorni

- La produttività del tuo gruppo di lavoro è in calo, nonostante l'aumento del numero dei dipendenti.   Organizzi una riunione e permetti ai dipendenti di partecipare alla determinazione di ruoli e responsabilità, proponendo cambiamenti e verifiche dei risultati

- La riunione di lavoro è stata caratterizzata da lunghe e difficili discussioni. Solo alla fine sono state individuate importanti strategie. Si renderebbe necessario mantenere queste decisioni e verificare se sono state comprese da tutti i partecipanti   Sintetizzi alla fine della riunione le decisioni prese e le responsabilità di ognuno verificando che siano state comprese e condivise

- La riunioni periodiche ti servono tra l'altro anche per consentire a tutti di potersi esprimere. Purtroppo molti tacciono anche se in privato si fanno sentire con osservazioni e critiche verso questo o quello. Cosa pensi di fare per ovviare a questa situazione spiacevole?   A questo punto convochi ad uno ad uno i tuoi collaboratori e gli chiedi di esporti come valutano l'ultima riunione. Li inviti a scriverti i loro pareri in sintesi e brevemente. Gli anticipi che nel corso della prossima riunione ognuno dovrà esprimersi e magari cominciando da quanto ti hanno esposto. Per darti informazioni che consentano di rendere migliore e più produttiva l'attività c'è bisogno della collaborazione di tutti

- La sede di servizio è diventata troppo piccola in relazione al personale e devo individuare un nuovo ufficio   Faccio un'analisi dei fabbisogni prendendo le osservazioni pervenute da tutte le direzioni generali interessate, le discuto con i funzionari esperti e organizzo una conferenza dei direttori per condividere il piano

- La squadra di lavoro che coordino si lamenta per la mancata conoscenza delle norme che regolano il progetto che stanno mettendo in atto.   Convoco i membri della squadra, anche per accertarmi di quali siano le problematiche. Verifico quali siano gli strumenti disponibili per la conoscenza delle norme. Predispongo infine un piano di lavoro che affronti la tematica e lo condivido con la squadra di lavoro

- La tua attività, nell'ambito del tuo gruppo di lavoro, dipende non solo da te, ma anche da un tuo collega che non è particolarmente motivato e non è esposto a scadenze. Un cliente si è lamentato con te, che sei molto preciso nel rispettare gli impegni presi, per un ritardo di 10 giorni nella ricezione della documentazione. Cosa decidi di fare?   Spieghi al tuo collega la situazione in cui ti trovi e che sarebbe opportuno rispondere velocemente alla richiesta del cliente. Se lui ha delle difficoltà a svolgere la parte che gli compete ti rendi disponibile ad aiutarlo

- La tua azienda ha intrapreso una trasformazione sostanziale nella focalizzazione dei nuovi valori, della mission e delle strategie. Dopo l'incontro della direzione generale con i manager, devi trasmettere queste importanti novità ai tuoi collaboratori   Mi attiverò immediatamente per fare un incontro con i miei collaboratori e con loro aprire uno scambio d'idee sull'argomento, anche se questo potrebbe richiedere molto tempo e, da parte mia, la gestione delle obiezioni

- L'addetto alle relazioni con il pubblico è in ferie pertanto chiamano te, che sei l'addetto alle relazioni esterne, per rispondere a delle domande di un cliente. La conversazione diventa difficoltosa. Cosa fai?   Cerchi di mantenere la calma e rispondere al cliente. Se il cliente non è soddisfatto della tua risposta, lo rassicuri che sarà presto richiamato per risolvere ogni suo dubbio

- Lavori con un collega che si esprime con errori di grammatica, anche perché quella non è la sua lingua nativa.   Gli spieghi che hai notato delle imperfezioni e che per te non è un problema, proponendoti di aiutarlo ad acquisire più dimestichezza nella lingua straniera

- Lavori in una casa editrice in qualità di caporedattore. La redazione di cui sei responsabile ti chiede ulteriori informazioni sulla collana a cui state lavorando da mesi. Come reagisci?   Convochi una riunione e li esorti a esprimere le loro richieste di approfondimento. Sottolinei che lo scambio di informazioni in tempo reale agevola la condivisione dei risultati e migliora la produttività

- Lavori nelle risorse umane di una grande azienda La direzione ha notato molte uscite in anticipo, senza autorizzazione o con richieste tardive, e ti ha incaricato di richiamare il personale al rispetto dell'orario di servizio, attraverso l'invio di una e-mail. Cosa scrivi nella e-mail?   Ricordi ai dipendenti che il valore di un'azienda è dato anche dalla sua organizzazione e dal rispetto degli orari di lavoro e delle regole. Per quanto riguarda le uscite anticipate, in caso di necessità programmata, la procedura prevede la presentazione di una richiesta con congruo anticipo, in caso di emergenza occorre comunque avvertire l'ufficio del personale

- Lavoro con collaboratori che hanno difficoltà a gestire le emergenze in campo lavorativo   Organizzo una riunione e illustro il piano di azione che ho previsto. Propongo un percorso formativo sul tema che preveda anche simulazioni e chiedo al gruppo il parere su queste iniziative

- L'Azienda avendo pochi spazi a disposizione vuole separare il settore amministrativo da quello operativo   Convoco una riunione nel corso della quale evidenzio la necessità di mantenere buoni i rapporti di collaborazione tra i due uffici e sottolineo l'importanza che la comunicazione fra i dipendenti sia implementata anche attraverso l'uso della tecnologia informatica e l'acquisto di un nuovo server

- Le attività del mio ufficio sono ferme per la rottura di un server.   Verifico l'entità del guasto e chiamo direttamente il responsabile della manutenzione, chiedendo urgentemente supporto e consulenza

- Le attività di un ufficio sono ferme per la rottura di un server   Verifico l'entità del guasto e chiamo direttamente il responsabile della manutenzione, chiedendo urgentemente supporto e consulenza

- Le diverse funzioni del tuo dipartimento non collaborano e non colloquiano tra loro. Questo pregiudica i risultati del tuo ufficio. Intendi farti promotore di un'azione incisiva in tal senso? Quale?   Approfondisci quali aspetti risultano più critici riguardo la mancata collaborazione e ne fai una breve relazione. Convochi i responsabili dei diversi uffici e, partendo dai problemi creati al conseguimento dell'obiettivo del Dipartimento, gli esponi i punti salienti della tua relazione chiedendo il loro parere e contributo. Verificate possibili azioni, anche formative, e pianificate incontri periodici per valutare andamento e sueramento delle criticità

- Le mail a volte non arrivano agli interessati e il lavoro sta rallentando   Chiami gli informatici e chiedi spiegazioni. Concordi con loro una soluzione operativa. La comunichi alla Direzione e informi tutti i collaboratori delle nuove procedure

- L'ufficio è sovraccarico di lavoro e siamo sotto organico. Stasera per l'ennesima volta siamo tutti costretti a rimanere oltre l'orario per consegnare un lavoro strategico per l'azienda, ma le persone mostrano segnali di vera insofferenza   Faccio in modo di creare un breve momento conviviale nel quale scaricare le tensioni

- L'ufficio è sovraccarico di lavoro e siamo sotto organico. Stasera per l'ennesima volta siamo tutti costretti a rimanere oltre l'orario per consegnare un lavoro strategico per l'ente, ma le persone mostrano segnali di vera insofferenza.   Faccio in modo di creare un breve momento conviviale nel quale scaricare le tensioni

- L'ufficio al quale appartieni viene incaricato di organizzare una serie di eventi promozionali con associazioni di categoria del mondo imprenditoriale e sindacale. Il dirigente ti chiede una proposta di piano di lavoro   Sulla base della direttiva annuale del Ministro vanno individuate potenziali tematiche da proporre al tavolo di lavoro che dovrà coinvolgere attivamente le parti sociali. E 'importante condividere gli obiettivi con tali stakeholders e a valle del tavolo, programmare gli eventi. Redigo una bozza di piano di lavoro da esaminare

- L'ufficio al quale appartieni viene incaricato di organizzare una serie di eventi promozionali con associazioni di categoria del mondo sindacale. Il direttore ti chiede una proposta di piano di lavoro.   Sulla base della direttiva annuale del Ministro vanno individuate potenziali tematiche da proporre al tavolo di lavoro che dovrà coinvolgere attivamente le parti sociali. E importante condividere gli obiettivi con tali stakeholders e a valle del tavolo, programmare gli eventi. Redigo una bozza di piano di lavoro da esaminare

- L'ufficio deve predisporre un progetto di formazione del personale in materia informatica   Ipotizzo un questionario di rilevazione delle competenze e chiedo al direttore di fornirlo a tutti i dipendenti. Condivido i risultati con gli altri funzionari e predispongo una bozza di piano di lavoro

- L'ufficio deve predisporre un questionario che valuti la soddisfazione dell'utenza. Il direttore ti chiede una proposta su come procedere.   Effettuo un'analisi delle variabili da osservare e predispongo una bozza. Suggerisco al dirigente di discuterla con altri funzionari per aver suggerimenti e feedback

- L'ufficio deve predisporre un questionario che valuti la soddisfazione dell'utenza. Il dirigente ti chiede una proposta su come procedere   Effettuo un'analisi delle variabili da osservare e predispongo una bozza. Suggerisco al dirigente di discuterla con altri funzionari per aver suggerimenti e feedback